Der Digitale JudoPass - Was ist zu tun?
Zusammenfassung
In der vergangenen Woche wurde der Digitale JudoPass über das Portal https://djb.dokume.app für Nordrhein-Westfalen freigeschaltet.
Aktuell ist es nur möglich, Digitale JudoPässe für Mitglieder zu erwerben, die bereits zuvor einen Papierpass hatten. Passbestellungen für Neu-Mitglieder und Lizenzen für Graduierungen (Prüfungsmarken) werden vom NWJV derzeit noch nicht bearbeitet.
Für Neu-Mitglieder bitte weiterhin Papierpässe beantragen.
Der Weg vom Papierpass zum Digitalen JudoPass
1. Der Verein benötigt einen Zugang zu DokuMe. Die Zugangsdaten wurden bereits an den Ansprechpartner, der in der NWJV-Vereinsdatenbank hinterlegt ist, verschickt. Wenn der Verein noch keinen Zugang hat, bitte per E-Mail beim NWJV melden.
2. Die Vereinsmitglieder, die bereits einen Papierpass hatten und einen Digitalen JudoPass erhalten sollen, in die Mitgliederverwaltung von DokuMe eingeben oder als Datei hochladen.
3. Die Vereinsmitglieder über die Mitgliederverwaltung in DokuMe einladen (kleiner weißer Kasten oben rechts neben dem blauen Kasten mit dem weißen Plus).
4. Das Vereinsmitglied nimmt die Einladung an und legt ein Konto bei DokuMe an. Hierbei muss das Vereinsmitglied den AGBs und den Datenschutzbestimmungen zustimmen. Anschließend muss das Vereinsmitglied über seinen Zugang ein Porträtbild hochladen sowie die erste Seite aus dem Judopass und die Seite mit der letzten Graduierung. Das Hochladen kann auch der Verein über den Punkt "JudoPass vervollständigen" vornehmen.
5. Danach kann der Pass vom NWJV verifiziert werden.
6. Nach der Verifizierung durch den NWJV muss der Verein dem Digitalen JudoPass eine Beitragsmarke 2025 zuteilen. Hierfür hat der Verein ein Guthaben in Höhe seiner aktiv gemeldeten Mitglieder erhalten. Voraussetzung für das Eintragen des Guthabens ist die Abgabe der Bestandserhebung an den NWJV und die Bezahlung der Beitragsrechnung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Zuteilung von Beitragsmarken:
https://djb.dokume.app/#/help/article/339
Wichtig! Die Zuteilung von Beitragsmarken ist nur möglich, wenn das Mitglied allen Verträgen (Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen NWJV und DJB) zugestimmt hat. https://djb.dokume.app/#/help/article/519
7. Nach der Zuteilung der Beitragsmarke 2025 ist der Digitale JudoPass bis 28.02.2026 gültig.
Erneute Verifizierung von Digitalen JudoPässen
(für Digitale Pässe, die vor dem 01.05.2024 in DokuMe erfasst wurden)
Falls sich nach der Erfassung in der Digitalen Mitgliederverwaltung Daten eines Mitgliedes geändert haben, bitte folgendermaßen vorgehen:
Der Verein kann in diesem Fall eine erneute Verifizierung beantragen. Dadurch können beispielsweise nachträgliche Graduierungen oder andere Änderungen übernommen werden.
Anleitung JudoPass erneut verifizieren:
https://djb.dokume.app/#/help/article/556
Nach der erneuten Verifizierung werden die Pässe vom NWJV bestätigt.
Papierpass-Bestellungen 2025
Für Papierpässe, die in 2025 bestellt wurden und bei denen das Eintrittsdatum nach dem 01.01.2025 eingetragen ist, kann das Guthaben in der Digitalen Mitgliederverwaltung entsprechend erhöht werden. So ist sichergestellt, dass nicht doppelt bezahlt werden muss.
Alte Prüfungsmarken und Urkunden
Die alten Prüfungsmarken und Urkunden können zunächst bis 31.12.2025 weiterhin mit den Papierpässen verwendet werden, bis sie aufgebraucht sind.
Teilnahme an Maßnahmen mit dem Digitalen JudoPass
- Im Bereich des DJB ist der Digitale JudoPass ab 01.03.2025 für alle Maßnahmen Pflicht! Der Papierpass reicht hier nicht mehr aus.
- Im Bereich des NWJV ist die Vorlage des Papierpasses (ab 01.03.2025 ist die gültige Beitragsmarke 2025 erforderlich) zunächst bis 31.12.2025 für die Teilnahme an allen Maßnahmen weiterhin möglich. Alternativ kann ab sofort auch der Digitale JudoPass vorgelegt werden.
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